Avoue-le… Tu détestes rédiger ton rapport annuel. Comme plusieurs collègues qui évoluent dans le monde de la communication, tu anticipes ce moment de l’année dédié à la création du rapport d’activités.

Au contraire, moi, j’aime bien. Chaque fois, j’ai plaisir à rivaliser de créativité pour mettre en lumière les accomplissements d’un organisme et démontrer la pertinence de sa mission.

Aujourd’hui, je vais te révéler 5 astuces pour t’aider à rédiger un rapport annuel percutant.

 

Astuce #1 : la planification du rapport annuel

Pour rendre la tâche agréable, la planification du travail est cruciale. Tout d’abord, nomme une personne responsable de la production du rapport annuel.

L’étape de la rédaction exige d’avoir sous la main une quantité phénoménale d’informations. Pour minimiser l’angoisse de la collecte des données, je te suggère donc de recueillir les informations tout au long de l’année.

Ton activité remporte un succès monstre. Pourquoi attendre? Compile les statistiques, recueille des témoignages et prend des photos qui expriment la magie du moment. Au fur et à mesure, classe les données par catégories d’information : activités réalisées, défis relevés, campagnes de financement, événements marquants, etc.

Préparer le rapport annuel sur une période de 12 mois allège considérablement la tâche. Au fil des mois, les faits saillants se révèlent d’eux-mêmes. Ainsi, il ne te reste plus qu’à organiser l’information en une trame narrative digne d’intérêt.

Astuce #2 : l’art de raconter une histoire

Le storytelling ou l’art de raconter une histoire est la méthode tout indiquée pour intéresser les lecteurs. La technique permet de raconter la mission de l’organisme en suscitant des émotions. De cette façon, tu invites le lecteur dans votre quotidien.

Pour les captiver, définis un fil conducteur. Inspiré de votre mission et de vos valeurs, celui-ci souligne vos réalisations et votre impact sur la communauté.

Les photos, les infographies et les graphiques demeurent les incontournables d’un rapport annuel attrayant. En effet, ces éléments visuels facilitent la lecture et mettent en valeur les faits saillants de la dernière année.

De plus, n’hésite pas à donner la parole aux collègues, à la clientèle, aux bénévoles et aux partenaires. Leurs témoignages enrichissent l’histoire et humanisent la mission de l’organisme.

Un client qui témoigne des bienfaits du service qu’il a reçu ajoute beaucoup de crédibilité à l’organisme.

Astuce #3 : un contenu authentique

Bien sûr, tu souhaites que le rapport annuel louange vos réalisations. Mais, la vie n’est pas un long fleuve tranquille. Ton organisme a probablement fait face à des événements imprévus, des problèmes, à des défis.

En parler en toute transparence et de façon constructive illustre le leadership des gestionnaires et la maturité de l’organisation.

De même, la rédaction du rapport annuel est l’occasion de présenter les projets en gestation ainsi que les orientations en matière de responsabilité sociale et environnementale. Dans tous les cas, l’authenticité et la transparence sont de mise.

Surtout, assure-toi que les valeurs organisationnelles transpirent à travers l’ensemble du contenu. Toute la crédibilité du document repose sur cet aspect.

Astuce #4 : une présentation soignée et aérée

Le secret pour rédiger un rapport annuel percutant réside dans l’art d’alléger le contenu. Commence par déterminer la trame narrative de ton histoire. Ensuite, identifie le contenu que tu souhaites partager. Quand tu sais ce que tu veux communiquer, use de créativité pour mettre en valeur les données.

Pour un texte fluide et rythmé, je recommande de rédiger de courts paragraphes. L’insertion d’une variété d’éléments visuels maintient l’attention du lecteur, en plus de favoriser la rétention des informations pertinentes.

Astuce #5 : une rédaction simple et concise

La simplicité est la règle d’or d’une rédaction captivante. Je privilégie les phrases courtes, rédigée dans un langage simple et accessible. Le ton doit être positif et dynamique tout en respectant la personnalité de l’organisation. Surtout, vulgarise les mots techniques et humanise ton propos pour susciter l’émotion du lecteur.

Pour garder l’intérêt, ponctue le texte de titres et de sous-titres percutants. Dans un même ordre d’idées, multiplie les phrases d’accroches. Elles attirent l’attention du lecteur et facilitent la rétention du message. Les témoignages et les citations en exergue auront le même effet.

Le rapport annuel est un outil de marketing puissant. Une couverture attrayante, un brin de créativité et les 5 astuces de rédaction susciteront certainement l’intérêt des lecteurs.